I trucchi per usare Google Calendar like a boss!

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Nell’era del Web 2.0, pianificare la propria vita personale, il lavoro ed interagire con amici e colleghi tramite un planner elettronico è possibile. Come? Grazie a Google Calendar!
Si tratta di una risorsa messa a disposizione da Big G che si propone come un’agenda, un sistema di calendari che può essere utilizzato sia in maniera privata che pubblica, inserendo eventi, promemoria, note e invitando anche altre persone a visualizzare o a partecipare a determinate attività.
È possibile, inoltre, sincronizzarsi con molti dispositivi portatili, condividere, mostrare e creare più calendari contemporaneamente e importare file-agenda da terze parti; insomma, una vera e propria miniera di utilities a portata di click, tant’è che sono numerosissimi i freelancer, i team di lavoro e le realtà aziendali che lo utilizzano stabilmente, ormai, da anni.
Ci sono, però, delle chicche che possono tornare utili da conoscere: eccone qualcuna.

Videoconferenze

In un mondo del lavoro sempre più dominato dallo smart working, avere a disposizione uno strumento per videoconferenze fruibili da qualunque posto del mondo è fondamentale: si tratta di una possibilità che facilita anche i rapporti tra aziende e clienti che abitano in Paesi molto lontani tra loro. Con Google Calendar è sufficiente creare un appuntamento in pochi click e comodamente seduti in ufficio tramite “Hangouts“, scegliendo data, orario e partecipanti (fino a 10).

Comandi vocali

Avete le mani occupate e vi siete appena resi conto di aver dimenticato di fissare un appuntamento? State guidando e avete urgenza di creare un evento? Il vostro smartphone può aiutarvi: pronunciando, infatti, “Ok Google” potrete non solo “risvegliare l’attenzione” del vostro dispositivo, ma anche commissionargli di fissare, per voi, una nota semplicemente dicendogli “Crea evento” e rispondendo, poi, a tutte le domande per riempire, vocalmente, i campi necessari. Facile e veloce!

Fusi orari

Quando si ha a che fare con clienti che vivono all’estero o bisogna interfacciarsi con aziende che hanno ritmi completamente diversi dai nostri a causa del fuso orario, è possibile impostare gli orari che ci interessano attraverso il pannello delle Impostazioni Generali. In questo modo, si potrà avere un’idea precisa, in real time, dei fusi orari di altre località, riuscendo a comunicare con tutti in maniera più efficace.

Posizione

Un po’ come accade per i servizi di messaggistica istantanea, in cui è possibile condividere con altri utenti e gruppi la propria posizione (da trasferire, poi, all’occorrenza, su una app-navigatore), anche Google Calendar permette un’opzione del genere. Basta compilare, all’interno di un evento/appuntamento condiviso con altri, il campo apposito che permetterà di visualizzare il luogo dell’incontro direttamente su Google Maps. Facile, no?

Risposte rapide

Non piacciono a nessuno, ma a volte le risposte rapide si rivelano davvero salvavita; quando si è al volante o si è occupati e non si ha modo né tempo di spiegarsi, un’idea è proprio quella di inviare messaggi pre-impostati relativi, ovviamente, ad un evento. Per farlo è sufficiente aprire il calendario e selezionare l’evento interessato, per poi cliccare su “Invia mail agli invitati” e scegliere uno dei modelli suggeriti; questi sono, tra l’altro, anche modificabili, per chi preferisce interagire con gli altri sempre in maniera personale.

Di chicche ce ne sarebbero tante altre da esplorare, ma queste sono, sicuramente, quelle più utili da sperimentare.
Voi quali utilizzate abitualmente?

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